Le presenti linee guida, elaborate dal gruppo di lavoro Open Access e approvate dalla Commissione biblioteche della CRUI il 2 aprile 2009, partono dal presupposto della fondamentale importanza rappresentata dagli Archivi istituzionali, che sono tra i principali strumenti che consentono di realizzare l’accesso libero e immediato ai risultati della ricerca scientifica prodotta in una università o in un altro centro di ricerca. 

Gli archivi istituzionali sono uno strumento concreto a disposizione della comunità scientifica, un’infrastruttura informativa e comunicativa che raccoglie in un unico luogo tutta la produzione scientifica di un ateneo, alla quale viene conferita autorevolezza, assicurandone nel contempo la persistenza in rete e la conservazione a lungo termine. Gli archivi istituzionali possono essere considerati degli indicatori tangibili della qualità di una istituzione accademica, la sua estensione naturale in quanto volani della ricerca primaria – potenzialmente la componente più importante nell’evoluzione dei nuovi modelli di comunicazione scientifica.

Per le ragioni sopra esposte, nel prossimo futuro sarà un’anomalia per una università o per un ente di ricerca non avere il proprio archivio istituzionale: “non ci si può privare di uno strumento unico e strategico per pubblicizzare la produzione intellettuale dell’istituzione, massimizzandone la visibilità e l’impatto nei confronti dei vari portatori di interesse”.

Download documento "Linee Guida per gli Archivi Istituzionali"

Le Linee guida per la creazione e la gestione di metadati nei repository istituzionali, approvate dalla Commissione Biblioteche della CRUI il 22 febbraio 2012, hanno l’obiettivo di suggerire agli atenei uno schema di metadati il più possibile interoperabile nell’ambito della gestione dei repository istituzionali. Il repository istituzionale (o Institutional Repository, IR) ad accesso aperto è lo strumento che “raccoglie in un unico luogo tutta la produzione scientifica di un ateneo […] assicurandone nel contempo la persistenza in rete e la conservazione a lungo termine” (CRUI – Commissione Biblioteche, Linee guida per gli archivi istituzionali, 2009). Il repository istituzionale, grazie alle logiche dell’accesso aperto, risponde al principio in virtù del quale i risultati della ricerca finanziata con fondi pubblici devono essere pubblicamente disponibili e assicura la massima visibilità e disseminazione alla produzione scientifica di un Ateneo.

Le presenti linee guida offrono quindi uno schema di metadati di base (descrittivi e strutturali) e di metadati legati al contesto di appartenenza (per es. informazioni amministrativo-gestionali relative ad afferenza dipartimentale, SSD, etc.), affrontando altresì le problematiche legate al controllo dei nomi, del versioning e degli identificatori per ciascuna entità coinvolta nel processo di archiviazione dei dati.

*************

Linee guida per la creazione e la gestione di metadati
(Roma, 22 febbraio 2012)

Le Linee guida hanno lo scopo di fornire un modello normativo per agevolare l’applicazione della Raccomandazione della Commissione Europea “Sull’accesso all’informazione scientifica e sulla sua conservazione” del luglio 2012 e più in generale per favorire l’allineamento alle migliori pratiche dell’accesso aperto affermatesi a livello mondiale. Ciascuna università che intende raccogliere la Raccomandazione UE può, nell’esercizio della propria autonomia, conformare il modello adattandolo alle proprie politiche e alle proprie peculiarità.

Linee Guida per la redazione di policy e regolamenti universitari in materia di accesso aperto alle pubblicazioni e ai dati della ricerca (pdf)

Il 23 novembre 2007 la Commissione Biblioteche della CRUI ha approvato le Linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti, elaborate dal Gruppo Open Access, che la Commissione stessa aveva istituito, nell’aprile 2006, per dare attuazione ai principi della Dichiarazione di Berlino per l’accesso aperto alla letteratura scientifica. Le linee guida (le prime di una serie di documenti in via di elaborazione, intesi come strumenti di supporto per le università italiane che hanno sottoscritto la Dichiarazione di Messina ) prendono le mosse dal riconoscimento delle tesi di dottorato come prodotti della ricerca a tutti gli effetti, che quindi, secondo la Dichiarazione di Berlino e le recenti raccomandazioni della Commissione Europea, dovranno essere pubblicamente accessibili.

Poiché le tesi nascono in formato elettronico, si è verificata con le Biblioteche Nazionali Centrali di Roma e di Firenze la possibilità di adempiere agli obblighi di legge (comma 11 dell’art. 6 del d.m. 224/99 riguardante l’obbligo di deposito di copia delle tesi presso le BNC) tramite procedura di harvesting automatico oppure tramite invio sicuro dei file”. 

Con le linee guida si intende individuare uno standard nazionale nella raccolta ed esposizione dei dati, che però permetta anche di colloquiare con gli altri progetti in corso in ambito europeo. A tale scopo vengono suggerite una serie di raccomandazioni, affinché gli Atenei italiani possano realizzare una procedura di deposito delle tesi di dottorato negli archivi istituzionali autonoma ma, nel contempo, basata su soluzioni simili e coerenti.

Il gruppo è partito da una analisi delle pratiche per la raccolta delle tesi di dottorato nei vari Atenei italiani. L’analisi ha evidenziato una grande difformità nel trattamento di questi materiali. Si sono poi presi in considerazione i progetti delle altre nazioni europee (in particolare Olanda, Germania e Regno Unito) e le raccomandazioni espresse dal gruppo di studio European E-Theses, soprattutto in relazione ai metadati.

Sono state trattate con la necessaria attenzione le problematiche legate al diritto d’autore, tenendo presente il nuovo regolamento attuativo per il deposito legale (Legge 15 aprile 2004, n. 106); è stato sentito il parere di docenti, bibliotecari, amministratori e archivisti di diversi atenei italiani. Particolare attenzione è stata dedicata all’eventualità di un periodo di embargo (per motivi brevettuali, o legati alla pubblicazione della tesi) e all’utilizzo di materiali di terzi. Sono allegati alle linee guida una serie di materiali atti a facilitare il lavoro amministrativo e tecnico: la modifica del regolamento dei bandi di dottorato, la declaratoria da far firmare ai dottorandi dei corsi già in essere, lo schema dei metadati da adottare, i modelli di delibera dei senati accademici.

Il Gruppo OA ha quindi dedicato massima attenzione agli sviluppi internazionali in materia di E-Theses, ma ha altresì tenuto conto delle specificità italiane. Fondamentale è stato il supporto fornito dai delegati dei circa 40 atenei italiani che partecipano ai lavori del gruppo, per realizzare, in maniera attenta e puntuale, la raccolta dei dati. Si spera che questo primo contributo del Gruppo Open Access possa rappresentare un primo passo verso la realizzazione dei principi espressi nella Dichiarazione di Berlino.

Scarica "Linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti"